Microsoft Outlook – základní kurz

Objevte nástroje v programu Microsoft Outlook pro rychlou komunikaci a zvládněte tak efektivně spravovat svůj pracovní i osobní čas. V kurzu se dozvíte, jak bravurně zvládnout desítky e-mailů denně, některé s přílohami, jiné s vykřičníkem a co dělat, když přijde žádost o schůzku. Poznáte princip a výhody používání kalendáře tak, aby kolegové a nadřízení měli on-line přehled, kdy máte opravdu volno a kdy jste pracovně zaneprázdněni.

Kurz vyučován také interaktivní on-line formou s lektorem. 

Předpokládané znalosti

• Základní znalost práce s počítačem na úrovni běžného uživatele.

Cíl kurzu

• Ovládat běžnou e-mailovou komunikaci v programu MS Outlook pro osobní i pracovní účely a s e-maily následně dále pracovat. Využívat kalendář pro plánování času a komunikaci v týmu, používat úkoly a kontakty.

Zaměření kurzu

• Kurz je určen pro administrativní a řídící pracovníky, kteří chtějí efektivně využívat možnosti elektronické pošty,
• pro začátečníky, kteří potřebují pracovat s elektronickým diářem, zvládnout zakládání schůzek a používat nástroje Outlooku k organizaci skupinové práce.

Studijní materiály

• Výukové materiály firmy NICOM

Po celou dobu kurzu je pro vás připraveno bohaté občerstvení a kvalitní káva.

• Co je elektronická pošta, poštovní klienti obecně.
• Založení vlastní poštovní schránky (Seznam, Google, Microsoft apod.).
• Vytvoření poštovní zprávy v aplikaci Outlook včetně připojení příloh a její odeslání.
• Přijetí poštovních zpráv, uložení příloh.
• Odpovídání odesílateli nebo všem příjemcům zprávy, přeposílání a odstraňování poštovních zpráv.
• Příznaky zpráv, automatické podpisy, hledání zpráv.
• Funkce „Mimo kancelář".
• Základní práce s kontakty.
• Seznamy adres, osobní adresář.
• Odeslání zprávy více adresátům, skrytá kopie, odeslání kopie.
• Základní práce s kalendářem.
• Akce, opakující se akce, události, výroční události…
• Svolání schůzky elektronickou poštou, přesouvání schůzky.
• Využití umělé inteligence (AI) v Outlooku se zaměřením na nástroj Copilot a jeho funkce ve volně dostupné licenci.
  - Generování zpráv a odpovědí.
  - Gramatická a faktická kontrola.

ZDARMA INDIVIDUÁLNÍ KONZULTACE V RÁMCI ABSOLVOVANÉHO OBSAHU KURZU

• Spravovat rychle a efektivně nově příchozí i stávající elektronickou poštu. Pracovat s kontakty, úkoly a kalendářem. Vytvořit žádost o schůzku a poslat vizitky. Založit pop3 účet na servery jako jsou Seznam, Google apod.
• Vytvořit novou zprávu v aplikaci MS Outlook. Vkládat do zprávy soubory jako přílohu. Nastavit zprávě stupeň důležitosti, příznak zpracování i připojit vytvořený podpis. Uložit ze stávajících zpráv přílohy do předpřipravené složky na disk PC a nastavit zprávě příznak zpracování (zprávu automaticky zařadí mezi úkoly).
• Odpovědět odesílateli zprávy, Odpovědět všem a Předat dál. Zvýraznit vybrané zprávy pomocí přiřazení barevné kategorii. Nastavení formátování písma a odstavců se budeme věnovat pouze ve zkratce. Pro detailnější práci doporučujeme samostatný kurz MS Word.
• Vytvářet podsložky v doručené poště pro přehlednější správu došlých zpráv. Přesunout zprávy ručně nebo založit jednoduché pravidlo, které automaticky přesune zprávu, např. od konkrétního odesílatele či s konkrétním textovým řetězcem, v poli předmětu, do patřičné podsložky.
• Pracovat s Adresářem. Využívat stávající kontakty a vytvořit nové. Doplnit podrobné údaje o osobě, vložit hlavní fotografii, doplnit kontaktní údaje či vložit jakýkoli soubor jako přílohu (např. životopis či prezentace). Odeslat kontakt jako přílohu ve zprávě.
• Plánovat a efektivně spravovat pracovní a osobní čas pomocí Kalendáře, vaši kolegové při zadávání úkolu či žádosti o schůzku uvidí rozložení vašeho času (kdy máte volno a kdy jste naopak zaneprázdněni).
• Vytvořit jednorázovou i opakovanou událost v různých časech a přesunout zpětně jejich termín. Do události vložit opět soubor jako přílohu.
• Tvořit dlouhodobé úkoly a z nich dílčí události. Vložit do úkolu soubory jako přílohy. Zadat úkol příjemci v rámci společné firemní sítě, a to formou zprávy podobně jako „Žádost o schůzku“.
• Exportovat všechny nebo jen vybrané složky jako zálohu do souboru PST. Používat automatické podpisy, výroční události, poznámky a jejich zaslání ve zprávě, také funkci Mimo kancelář a další.
• Využívat umělou inteligenci v Microsoft Outlook pro správu e-mailů a zlepšení komunikace.