Skype for business – vy ho ještě nepoužíváte?

Jakým způsobem probíhají vaše pracovní porady? Jezdíte často na schůzky? V moderní době, kdy firmy se rozkládají napříč měst či dokonce států není dobře představitelné, že veškeré meetingy týmů nebo schůzky s našimi spolupracovníky budou probíhat naživo.

Přesto však osobní kontakt není nahraditelný žádnou z moderních technologií komunikace. Při telefonické nebo emailové komunikaci se často ztrácí jak efektivita, tak i týmový duch. Z psychologického hlediska stagnuje růst důvěry a závazku mezi komunikujícími. Pomocí nástroje Skype pro firmy se můžeme více přiblížit osobnímu kontaktu a zároveň propojovat osoby z různých koutů světa.

Pojďme se podívat, s čím vám může pomoci tento nástroj.

HD videa

Skype pro firmy nám umožní přenášet videa o rozlišení 1080p. Z videí tedy můžete učinit přirozenou součást vaší komunikace a velmi pohodlným způsobem můžete zobrazit i živá videa účastníků schůzky. Skype vám  umožnuje současně vidět až 6 těchto záznamů, schůzka tak bude mnohem osobnější a při současném využívání větších monitorů může vytvářet dojem, že účastníci jsou s vámi v místnosti.

Překročení všech limitů

Některé firmy stále používají klasický Skype a zatím přesně neví, proč by měli sáhnout po verzi skype for business, když nástroj Skype je zdarma. Pokud ale jako firma rostete nebo jste jednoduše větší společnost, začnete v běžném Skypu pociťovat limity. Na klasickém Skype můžete hovořit v týmu o maximálním počtu 25 lidí, pokud využíváte video a obraz, tak pouze 10 lidí. Business verze umožňuje provozovat videokonference až pro 250 lidí. Uživatelé se mohou připojovat z jakéhokoliv zařízení. Možná vás nyní napadne, že i tento počet by vám nemusel stačit, když vysíláte např. výukový webinář za účelem proškolení vašich lidí. Na tento účel firemní skype nabízí zcela nový doplněk Skype meeting broadcast, který funguje na principu klasického vysílání podobně jako např. Google Hangouts,  jeden je organizátor, následně se akce může účastnit tým spolupracovníků, který může hovořit a následně je možno posílat link, pomocí kterého je možno událost sledovat. 

Doplněk stačí pouze aktivovat v nastavení správce. Můžete využít pohodlné okenní administrátorské konzole Office 365 a nebo PowerShellu. Více zde.

Následné vytvoření meetingu či webináře je velmi jednoduché. Můžete využít například tento návod: http://jdem.cz/b8nut9 

Musím volat pouze s uživateli skype for business nebo kolegy z práce?

Samozřejmě že ne. Můžete volat i externím uživatelům a uživatelům Skype. Pokud chcete někoho přizvat na schůzku skype for business, nepotřebujete vlastně ani žádnou aplikaci. Dané osobě stačí poslat link a ke schůzce se následně může připojit přímo přes webový prohlížeč. Pokud tedy chcete rychle provést online schůzku, stačí pod položkou informace o přístupu na schůzku zkopírovat odkaz a poslat na meil pozvanému. Může si následně zvolit, jakým způsobem se ke schůzce připojí.

Týmová spolupráce

Tento komunikační nástroj skrývá mnohé možnosti pro týmovou spolupráci. Můžete společně vytvářet a připravovat firemní prezentaci či důležité dokumenty. Vyplatí se využít zejména na tabletech dotykovou tabuli. Zápisky na papír už se nebudou psát ručně ale do sdíleného OneNote blogu. Nechybí samozřejmě ani klasické sdílení obrazovky nebo oken programu.

Nepostačující zápisy z meetingu nebo jste se nemohl účastnit?

Pokud jste začali využívat firemní verzi Skypu, zameškání nebo potřeba některé věci z meetingu či porady si ještě jednou připomenout není žádnou obtíží. Je v něm integrovaný správce záznamů hovorů, každý týmový meeting si tedy můžete pouhým kliknutím nahrát a včetně prezentovaných materiálů si nahrávku kdykoliv zpětně pustit.

Možnost nahrávání schůzek a hovorů můžete povolit nebo zakázat v administrátorské konzoli Office 365 nebo skype for business.

Propojení s Outlookem a kalendářem

Pokud již používáte Outlook nebo MS kalendář, pak je pro vás vše ještě snazší. Tak jako v Outlooku jste zvyklý vytvářet běžné schůzky, můžete vytvářet i skypové, které se vám budou připomínat nebo se v naplánovaném čase i samy spustí v aplikaci.

Jak začít

Samotný klient Skype for Business je v nejnovějším OS od Microsoft již dokonce předinstalovaný. Pro jiné systémy stáhnete klienta jednoduše z Windows Store. Následně potřebujete akorát přihlašovací účty. Základní účet pro jednoho uživatele 1,70 €. Pokud využíváte sadu Office 356, můžete tento komunikační nástroj začít používat ihned. Stačí se přihlásit pod účtem Office.

Příště si povíme něco o nasazení a nastavení skype pro firmy na míru právě té vaší firmě. A pokud si chcete být jisti v jednotlivých krocích nastavení a chcete tento nástroj využívat maximálně efektivně.

Chcete vědět více? Přijďte na kurz, který je veden certifikovanými trenéry Microsoft.