Budete moci rychle a efektivně komunikovat a spravovat Váš pracovní i osobní čas v programu MS Outlook. Je to často trápení, desítky emailů denně, některé s přílohami, jiné s vykřičníkem a nejstručnější od nadřízených. A co když přijde žádost o schůzku? A nakonec nařízení, že si máte přesně plánovat čas, aby kolegové a nadřízení měli on-line přehled, kdy máte opravdu volno a kdy jste pracovně zaneprázdněni.

Zaměření kurzu

• Kurz je určen pro administrativní a řídící pracovníky, kteří při své práci chtějí efektivně využívat možnosti elektronické pošty.
• Během kurzu si osvojíte základy práce s elektronickou poštou, naučíte se pracovat s elektronickým diářem, zvládnete organizování schůzek a používání nástroje Outlooku k organizaci skupinové práce.

Studijní materiály

• výukové materiály firmy NICOM

Po celou dobu kurzu je pro vás připraveno bohaté občerstvení a kvalitní káva.

Kurz je akreditován MŠMT ČR pro DVPP, číslo akreditace: MSMT - 8608/2019-1-360.

• Co je elektronická pošta, poštovní úřad
• Založení vlastní poštovní schránky (centrum, seznam apod.)
• Vytvoření poštovní zprávy včetně připojení příloh a její odeslání
• Přijetí poštovních zpráv, uložení příloh
• Odpovídání odesílateli nebo všem příjemcům zprávy, přeposílání a odstraňování poštovních zpráv
• Příznaky zpráv, automatické podpisy, hledání zpráv
• Funkce Mimo kancelář
• Základní práce s kontakty
• Seznamy adres, osobní adresář
• Odeslání zprávy více adresátům, odeslání kopie
• Základní práce s kalendářem
• Akce, opakující se akce, události, výroční události…
• Svolání schůzky elektronickou poštou, přesouvání schůzky

ZDARMA INDIVIDUÁLNÍ KONZULTACE V RÁMCI ABSOLVOVANÉHO OBSAHU KURZU

Práce s elektronickou poštou

• Naučíme Vás rychle a efektivně spravovat s nově příchozí i stávající elektronickou poštu. Budete pracovat s kontakty, úkoly a kalendářem, sami vytvoříte žádost o schůzku a pošlete vizitky. Vyzkoušíte si také založit pop3 účet na servery jako je Seznam, Centrum apod.

Zprávy

• V kurzu se začíná vytvořením nové zprávy. Do zprávy se vloží několik souborů jako příloha, nastaví se stupeň důležitosti, příznak zpracování a později i jeden z vytvořených podpisů. Ze stávajících zpráv se uloží přílohy do předpřipravené složky na disk PC a nastaví se zprávě příznak zpracování (zpráva se automaticky zařadí mezi úkoly).

• Vyzkoušíme si reakce na zprávu jako Odpovědět, Odpovědět všem a Předat dál. Přiřadíme zprávám barevnou kategorii.

Formátování písma a odstavců

• Jelikož se většinou používá pro tvorbu nových zpráv program MS Word, vysvětlíme Vám nahrubo jak nastavit vlastnosti (formát) písma a odstavce. Přiznejte si, že většinou bojujete s mezerami mezi odstavci a s mezerou při snaze odsadit text na další stránku. Místo korektních nástrojů používáte chybně klávesu enter. Pro práci s MS Word doporučujeme samostatný kurz.

Vytváření podsložek v doručené poště

• Pro lepší správu došlých zpráv se naučíte vytvářet podsložky, do kterých ručně přesunete stávající zprávy. Další možností je založení jednoduchého pravidla, které automaticky přesune zprávu, např. od konkrétního odesílatele či s konkrétním textovým řetězcem, v poli předmětu, do patřičné podsložky.

Kontakty a skupiny kontaktů

• Využívat budete stávající kontakty a vytvoříte nové. Do kontaktů se vyplní podrobné údaje o osobě, vloží hlavní fotografie (pasová), vyplní kontaktní údaje a dokonce se vloží jakýkoli soubor jako příloha (např. životopis či prezentace). Kontakt odešlete jako přílohu ve zprávě.

Kalendář

• Nejen Vy potřebujete plánovat a efektivně spravovat pracovní a osobní čas, ale i Vaši kolegové v práci v rámci firemního, poštovního serveru Exchange budou očekávat, že při zadávání úkolu či žádosti o schůzku budou vidět rozložení Vašeho času (kdy máte volno a kdy jste naopak zaneprázdněni). Naučíte se vytvořit jednorázovou i opakovanou událost rozličných period a přesunout zpětně jejich termín. Do události lze vložit opět soubor jako přílohu.

Úkoly

• Dlouhodobé úkoly jsou základ a z nich pak tvoříte (jednoduše třeba jen přetažením myší) dílčí události, které splnění úkolů posouvají na 100 % splnění. Úkol se dá zadat příjemci v rámci společné firemní sítě a to formou zprávy podobně jako „Žádost o schůzku“. Do úkolu je možno vložit i soubory jako přílohy.

Ostatní

• Mimo jiné probereme Automatické podpisy, export všech osobních složek či jen vybraných jako zálohu do souboru PST, výroční události, poznámky a jejich zaslání ve zprávě, funkce Mimo kancelář a další.